ビジネススキル

簡単解説!会議室の準備!上座など席順、席札など用意する物!

会議室の準備
管理職 アドバイザー

こんにちは!

管理職歴20年以上、管理職アドバイザーのあきよしです!

あきよし

この記事はこんな人にオススメ

後輩君

会議室の準備を頼まれたんですけどよく分からないです!

今回はこのような悩みを解消するための記事になっています。

席次や席札、書類関係の準備が必要だね!

あきよし

この記事では、会議室の準備方法を解説していきます。

記事を読むメリット

会議室の準備を完璧にすることで、滞りなく会議が進むようになる。

約3分で読める記事になってるよ♪

ぜひ最後までお付き合いください♪

会議室の設営で準備しておくこと

設備・備品関係

後輩君

どこから手を付ければいいんでしょうか?

何はともあれ「場所の確保」をしようか♪

あきよし

会議室の予約

まずは場所をしっかり確保しておきましょう。

会議に参加する人数によって部屋の大きさは選びましょう。

テーブルとイスの数

参加人数をしっかり把握して、少し多めに用意しておいたほうが良いでしょう。

椅子やテーブルが足りない場合はコチラがお得!

ホワイトボード

部屋の大きさ、参加人数に合わせてホワイトボードの大きさも意識しましょう。

ホワイトボードって意外と安い!新調するなら今がお得!

プロジェクター

パソコン内のデータなどを開示する時は必須。

今1番売れてるプロジェクターはコレ!

後輩君

準備オッケーでーす!

よし!じゃあ次は席を決めよう♪

あきよし

席次の決め方

後輩君

えっ!?席順とかあるんですか?

あるある!適当じゃないよー♪

あきよし

会議や打ち合わせにも席次のマナーがあります。

設営をする時やお茶を出す時、自分が会議に参加する時など、失敗しないように心がけましょう。

いくつか例を紹介します♪

あきよし

対面型

席次 対面

コの字型

席次 コの字

円卓型

席次 円卓
後輩君

これを見ながらやりまーす♪

あとは席札も置こうか♪

あきよし

席札の準備

後輩君

席札って何でしたっけ?

これだよー!

あきよし
席札 会議 イラスト

作る時の注意がいくつかあるよ!

あきよし

席札作成の注意

  • 役職名 + 氏名 + 会社名(複数社いる場合)
  • 文字のフォントや表記方法などのフォーマットは統一
  • 顧客や取引先など客人の席には「様」をつける

書類の準備

会議や打ち合わせで使用する資料は事前に用意し、一人分ずつテーブルに分けておきましょう。

その時になって配ってたら時間のムダ!

あきよし

ポイント

人数分より少し多めに用意しておくと、急に参加者が増えても慌てずにすみます

飲み物の準備

後輩君

会議が長引くと喉が渇きます~!

長時間に及ぶ会議や打ち合わせの際は、飲み物が用意されていると大変喜ばれます。

一人一本ずつペットボトルなどを用意しておくと良いでしょう。

ポイント

人数分より少し多めに用意しておくと、急に参加者が増えても慌てずにすみます

まとめ買いがお得!

まとめ:会議室の設営で準備しておく事

最後にもう1回まとめるよ♪

あきよし

会議室の設営で準備するもの

  • 会議室の予約
  • 机とイスの準備
  • ホワイトボード
  • プロジェクター
  • 席次と席札
  • 書類関係
  • 飲み物
後輩君

これで準備バッチリです!

会議では事前準備がとても重要です。

しっかり準備をして円滑に会議が進んでいくようにしましょう。

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