ビジネススキル

【会議室の準備】上座はどこ?席札、席順など失敗しない完璧設営!

会議室の準備

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後輩君
後輩君

会議室の準備を任されたんですけど席順とか適当でいいですよね?

他にもこんな方にオススメ

  • 何を用意すればいいか分からない
  • どういったレイアウトが正解?
  • 飲み物って準備したほうがいいの?

こんにちは!

管理職歴20年以上、管理職アドバイザーの あきよしです!

あきよし
あきよし

会議室での打ち合わせ… 大事な話に集中するためにも席順や備品などで不都合があってはいけません。

しかし、いざ始まると「あれが足りない」「これが足りない」などはよくある話です。

準備したのは誰だ!?

経営者
経営者

こんな状況にならないためにもこの記事では会議室の準備で大切なことをしっかり解説していきます!

記事を読むメリット

席順や備品が整った完璧な会議室の準備ができるようになる。

会議室の準備でお悩みの方は、ぜひ最後まで読んでください。

イケくま
イケくま

約3分で読める記事になってるよ♪

会議室の設営で準備しておくこと

会議の内容にもよりますが、基本的に会議室の準備で必要なことは以下になります。

会議室の設営で準備するもの

  • 会議室の予約
  • 机とイスの準備
  • ホワイトボード
  • プロジェクター
  • 席順と席札
  • 書類関係
  • 飲み物
  • 掃除

詳しく見ていこう!

あきよし
あきよし

■ 会議室の予約

まずは会議室がなければ始まりません。

会議室が予約済みであるかどうかを確認し、予約が重複してしまった場合には、急遽他の会議室を手配しましょう。

■ 設備・備品関係

イスやテーブル、使用する機器(プロジェクターや音響機器など)の設定が必要です。

事前に確認を行い、スムーズに利用できるようにしておきましょう。

テーブルとイスの数

参加人数をしっかり把握して、少し多めに用意しておいたほうが良いでしょう。

椅子やテーブルが足りない場合はコチラがお得!

ホワイトボード

部屋の大きさ、参加人数に合わせてホワイトボードの大きさも意識しましょう。

ホワイトボードって意外と安い!新調するなら今がお得!

プロジェクター

パソコン内のデータなどを開示する時は必須。

本番ですぐに使えるように先に確認しておこう!

あきよし
あきよし

今1番売れてるプロジェクターはコレ!

後輩君
後輩君

準備オッケーでーす!

よし!じゃあ次は席を決めよう♪

あきよし
あきよし

■ 席順の決め方

後輩君
後輩君

えっ!?席順とかあるんですか?

あるある!適当じゃないよー♪

あきよし
あきよし

会議や打ち合わせにも席次のマナーがあります。

設営をする時やお茶を出す時、自分が会議に参加する時など、失敗しないように心がけましょう。

いくつか例を紹介します♪

あきよし
あきよし

対面型

席次 対面

コの字型

席次 コの字

円卓型

席次 円卓
後輩君
後輩君

この図を見ながらやれば平気♪

あとは席札も置こうか♪

あきよし
あきよし

■ 席札の準備

後輩君
後輩君

席札って何でしたっけ?

これだよー!

あきよし
あきよし
席札 会議 イラスト

作る時の注意がいくつかあるよ!

あきよし
あきよし

席札作成の注意

  • 役職名 + 氏名 + 会社名(複数社いる場合)
  • 文字のフォントや表記方法などのフォーマットは統一
  • 顧客や取引先など客人の席には「様」をつける

■ 書類の準備

会議や打ち合わせで使用する資料は事前に用意し、一人分ずつテーブルに分けておきましょう。

その時になって配ってたら時間のムダ!

あきよし
あきよし

ポイント

人数分より少し多めに用意しておくと、急に参加者が増えても慌てずにすみます

■ 飲み物の準備

後輩君
後輩君

会議が長引くと喉が渇きます~!

長時間に及ぶ会議や打ち合わせの際は、飲み物が用意されていると大変喜ばれます。

一人一本ずつペットボトルなどを用意しておくと良いでしょう。

ポイント

人数分より少し多めに用意しておくと、急に参加者が増えても慌てずにすみます

まとめ買いがお得!

■ 会議室の掃除

会議室を利用する前には、清掃が必要です。

テーブルや椅子の拭き掃除、ゴミ箱を空にするなど、細かな点にも注意が必要です。

まとめ:会議室の準備!席札、席順など失敗しない完璧設営

会議室の準備は、参加者の印象や効果的な進行、問題の回避につながる重要な要素です。

しっかりと準備を行い、会議や研修の成功につなげることを意識しましょう!

会議室の設営で準備するもの

  • 会議室の予約
  • 机とイスの準備
  • ホワイトボード
  • プロジェクター
  • 席次と席札
  • 書類関係
  • 飲み物
  • 掃除
後輩君
後輩君

これで準備バッチリです!

今回は会議室の準備について解説しました。

しかしビジネスでは「会議室の準備」と同じくらい「コミュニケーション」も大切です。

当ブログではコミュニケーションを高める記事なども用意していますので、是非見てみてください。

きっと人間関係での悩みが無くなるでしょう。

最後に…

どうせ仕事をするなら周りから「かっこいい!」と憧れられる人になりたくありませんか?

かっこいいビジネスマンとは何か?

それは「仕事ができて見た目もカッコイイ人」です。

あきよし
あきよし

当ブログではそんな「イケてるビジネスマン(通称:イケビジ)」になる為の記事が満載です。

■ オシャレなビジネスグッズを紹介する

■ カッコイイ身体をつくろう

■ 仕事のできる人になれる

■ 職場で頼られる人になれる

■ 新しい自分に出会える

あきよし
あきよし

これであなたも「イケビジ」♪

管理人よりお礼の挨拶

最後まで読んでいただき誠にありがとうございます!

これからも皆様のお役に立てるような記事をどんどんアップしていきますので末永くよろしくお願いします。

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