ビジネススキル

簡単解説!会議や打合わせに参加する時の心構え!発言や議事録など

会議に参加
管理職 アドバイザー

こんにちは!

管理職歴20年以上、管理職アドバイザーのあきよしです!

あきよし

この記事はこんな人にオススメ

後輩君

会議ではいつも一言も話せずに終わります…

今回はこのような悩みを解消するための記事になっています。

後輩君

どうしたら会議に上手く参加できますか?

会議は、会議に臨む前の心構えから大事なんだよ♪

あきよし

この記事では、会議や打ち合せでのマナーから準備方法まで分かりやすく解説していきます。

記事を読むメリット

会議に参加する時の心構えや準備方法を知ることによって、積極的に的確な発言できるようになる。

約3分で読める記事になってるよ♪

ぜひ最後までお付き合いください♪

会議や打合せの種類

会議の意義

ビジネスにおいて、会議や打合せというシーンは必ず出てきます。

会議や打合せと言っても定義がそれぞれ異なり、議論の中身も変わってきます。

後輩君

全部同じかと思ってました。

会議の内容に沿って的確な意見を言えるように準備しておこうね♪

あきよし

会議の前に準備すること

会議の前に準備すること

会議や打合せは事前準備がとても大切。

あきよし
後輩君

どんな準備をしたらいいんでしょうかー?

会議や打合せの前の準備

  • 会議の内容を確認
  • 書類や資料の作成
  • 質問や意見をまとめる
  • 会議室の設営

会議の内容を確認

会議や打合せの内容は事前に確認しておきましょう。

内容によっては下調べや資料を読んでおくことで会議がスムーズに進行することができます。

書類や資料の作成

必要とあらば、会議で使用する書類や資料の作成をします。

社外秘の時はきちんと明記しましょう。

事前に配布して目を通しといてもらうといいよ♪

あきよし

意見や質問をまとめる

会議のテーマや趣旨をよく考えて、自分の意見や質問することをまとめておきましょう。

自分が発表する側の時は、他の人から質問されることも想定して準備しておきましょう。

会議スペースの確保

会議の開催が決まり、設営を頼まれる時があります。

場所や日時、テーブルやイスの準備など、しっかり行いましょう。

▼ 合わせて読もう ▼▼

後輩君

よし!準備オッケーです!

じゃあ、会議に向かおうか!

筆記用具は持ったかな?

あきよし

会議の時の大事なポイント3つ

会議の時の大事なポイント
後輩君

危ない!筆記用具を忘れるところだった!

気を付けて!

会議や打合せに参加する時の心構えが弱いかも!

あきよし

会議に参加する時の心構え

  • 筆記用具や書類関係を持ってくる
  • 参加者の意識を持つ
  • 司会役の指示に従う

筆記用具や書類関係を持ってくる

必ず準備して持っていきましょう。

手ぶらで会議に参加することは大変危険です。

周りから参加する意思が無いと思われることもあるよ!

あきよし

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司会役の指示に従う

隣の人と会議とは無関係な話をしたり、人の揚げ足を取ったり、自分勝手な行動で司会進行の妨げになるような行動は慎みましょう。

無駄話は絶対NG!

あきよし

参加者の意識を持つ

参加者の意見に耳を傾け、必要なことはメモを取りながら、自分の意見をしっかりと発言していきましょう。

後輩君

上手く話せるかなぁ…

発言するにもコツがあるからね♪

あきよし
後輩君

それを教えてくださぁーい!

会議で発言する時の注意点

発言する時の注意点は4つ!

あきよし

発言する時の注意点

  • 挙手してから発言
  • 結論から述べる
  • 意見を言う時は疑問形で
  • 自分とは違う意見も尊重する

挙手してから発言

意見がある時は挙手をし、司会者の許可を得てから発言するようにしましょう。

勝手な発言は司会進行の妨げになります。

後輩君

はい!

発言してもよろしいでしょうか?

結論から述べる

意見は結論から述べたほうが周りに伝わりやすいです。

細かい理由はその後に順序だてて説明しましょう。

私はコチラの案が良いと思います。

なぜならコチラの案は…

あきよし

意見を言う時は疑問形で話す

意見を言う時は、

「〇〇という手はどうでしょうか?」

のように疑問形で話すと角が立たなくてすみます

後輩君

とりあえず、こっちの案を実践してみてはいかがでしょうか?

自分とは違う意見も尊重する

色んな会議に参加していれば自分と違う意見というものは必ず出てきます。

その時は反対の意見の人のことも尊重しながら話すと良いでしょう。

Aさんのアイデアはすごく良いと思います。

ただ一つ気になる点が…

あきよし
後輩君

せ…先輩!

「議事録」を書いてくれって頼まれました!

おお!重要な任務だね!

議事録の書き方も紹介するよー♪

あきよし

議事録の書き方

会議の議事録は後から誰が見ても分かるように作るのが基本です。

会社で決まったフォーマットがあればそちらを使用しましょう。

議事録でPDCAが回るようなフォーマットになっていると特に良いでしょう。

議事録に記載する項目

  • 会議のテーマ
  • 開催日時
  • 出席者(欠席者)
  • 会議の内容
  • 議事録作成日
  • 議事録作成者

会議でPDCAを回すなら以下の項目も追加!

あきよし

PDCAを回すなら…

  • 前回の会議のフォロー(会議の内容の前に持ってくる)
  • 今回の打ち合わせで決まったこと
  • 決まったことの担当者
  • いつまでにやるか?
後輩君

これなら誰が見てもわかる議事録になりますね!!

これで議事録係も完璧だね♪

あきよし

まとめ:会議や打ち合わせのマナー

ここまででいかがだったでしょうか?

会議や打ち合せでは、参加者の普段の仕事ぶりや姿勢が表れます。

出席する際は

「なぜ、自分が会議に呼ばれたのか?」

このことをちゃんと理解し、自覚を持って臨みましょう。

会議のマナーを守りながら自分をアピールしていこう!

あきよし

▼ 合わせて読もう ▼▼

■ こちらの本ではビジネスマナーの基本が網羅されています。

後輩君

これを読んで、まわりの人と差をつけちゃおう!

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管理人よりお礼の挨拶

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