ビジネススキル

ビジネス電話対応!受け方をわかりやすく解説!コールは何回まで?

電話の受け方
管理職 アドバイザー

こんにちは!

管理職歴20年以上、管理職アドバイザーのあきよしです!

あきよし

この記事はこんな人にオススメ

後輩君

電話の受け方が慣れてなくて不安です。

今回はこのような悩みを解消するための記事になっています。

じゃあ、一から見直してみよう!

あきよし

この記事では、電話の受け方について心構えから切るところまでを丁寧に解説していきます。

記事を読むメリット

電話の受け方を理解し、実践することで取引先に好印象を与えることができる。

約1分で読める記事になってるよ♪

ぜひ最後までお付き合いください♪

▼ 合わせて読もう ▼▼

電話応対の基本姿勢

電話応対の大原則

現代のビジネスにおいて電話応対はとても大切なスキルです。

特に新入社員は第一の難関と言っても過言ではありません。

電話は実際に会うのとは違い、声だけでしかコミュニケーションが取れません。

そして大切なのは「私が会社を代表して電話を受けている」という自覚です。

対応ひとつで会社の印象がガラっと変わってしまいます。

あきよし

なので電話応対にはより丁寧な対応が求められます。

▼ 合わせて読もう ▼▼

まずは、電話応対をする時の基本姿勢を抑えておきましょう。

電話応対の基本姿勢

  • 真摯な態度
  • コールは3回以内
  • 丁寧な言葉遣い
  • 明るくはっきり聞こえる発音
後輩君

肝に銘じておきます!

じゃあ、さっそく電話を受けてみたいところだけど、ちょっと準備!

あきよし

電話を受ける前の準備

電話を受ける時は、その前に以下の準備をしっかり行いましょう。

準備をせずに電話を受けて迅速な対応ができなかった時、迷惑を被るのは相手です。

何事も準備が大切!

あきよし

■ 手元にメモを準備

電話中は思わぬ大事な話が飛び込んでくることがあります。

必ずすぐにメモを取れるように、メモとペンは用意しておきましょう。

おしゃれなブロックメモで他の人と差をつけよう!

■ 利き手と違う手で電話を持つ

電話を受ける時は受話器を利き手と違う手で持ちましょう。

利き手はメモを取れるようにペンを持つためです。

後輩君

準備オッケーです!

じゃあ、いよいよ電話を受けてみよう!

あきよし

電話の受け方の流れ

電話をかける

STEP①:電話に出る

はい!○○社でございます。

社名をはっきり聞き取りやすく話してから挨拶をしましょう。

ここチェック!

電話が鳴ったら3コール以内に出るのが基本です。

もしそれ以上かかってしまった場合は、「お待たせしました」を最初に付けましょう。

お待たせしました!

あきよし

相手:私、○○社の○○と申します。いつもお世話になっております。

相手が名乗って、挨拶をします。

STEP➁:挨拶をする

こちらこそお世話になります

相手:恐れ入りますが、○○様はいらっしゃいますか?

担当者を聞かれます。

STEP③:取り次ぎ

○○ですね。少々お待ちくださいませ。

担当者の名前を確認してから、迅速に取り次ぎましょう。

こんな時どうするの?

担当者が不在伝言のメモを取る

あいにく○○は外出しております。13時に戻る予定ですが、折り返しご連絡させていただいてよろしいでしょうか?

ここチェック!

■ 電話番号の聞き方 ■

恐れ入りますが、念のためにお電話番号をお教えいただけますでしょうか?

こんな時どうするの?

担当者が自分そのまま会話

はい。私が○○でございます。

とにかく丁寧に話すことを心掛けましょう。

STEP④:電話を切る

(用件を繰り返し確認し)それでは失礼いたします。

お礼を言うのを忘れずに。

※基本的にはかけた側が先に切るので、すぐに電話を切るのは控えましょう。

チョイ技解説

据え置き電話の場合は受話器を強く戻すと相手に悪い印象を与えます。

電話のフックを指でそっと押して切ると良いでしょう。

ここまでが一連の流れだよ♪

あきよし

まとめ:ビジネス電話の受け方

ここまでいかがだったでしょうか?

電話は表情や雰囲気を伝えることができません。

なので言葉ひとつひとつがとても重要になってきます。

細心の注意を払って丁寧に対応することが大切です。

電話応対の基本姿勢

  • 真摯な態度
  • コールは3回以内
  • 丁寧な言葉遣い
  • 明るくはっきり聞こえる発音

基本的なルールを覚えたらどんどん積極的に電話に出ましょう。

そして一番大切なのは、

会社を代表して受けているという自覚

です。

その事を忘れずに電話応対をしましょう。

大丈夫かな?

あきよし
後輩君

いけそうな気がします!

不安な人のためにマニュアルを用意しておくので、ご自由に使ってください!

あきよし

※ お得情報

今なら「電話の受け方マニュアル」無料配布中!

>>> 無料ダウンロードはコチラ

(仕様上、アドレスの登録がありますが、特にコチラから何かを送るとかはありません)

▼ 合わせて読もう ▼▼

■ こちらの本ではビジネスマナーの基本が網羅されています。

後輩君

これを読んで、まわりの人と差をつけちゃおう!

▼ スポンサーリンク ▼

発毛実感率99.9%で3万人以上の治療実績あり!

ウィルAGAクリニック

管理人よりお礼の挨拶

最後まで読んでいただき誠にありがとうございます!

これからも皆様のお役に立てるような記事をどんどんアップしていきますので末永くよろしくお願いします。

■■ ブログランキング参加中 ■■

もし今回の記事で少しでもお役に立てたことがありましたら、下のバナーをクリックしてブログランキング上位になるための応援をしていただけないでしょうか?

ブログランキング・にほんブログ村へ
あきよし

皆様の1クリックが今後の励みに繋がりますのでどうかよろしくお願いします!

当ブログでは、この記事以外にも、

「ビジネススキル」

「職場の悩み解決」

「ビジネス必読書」

「加工技術資料」

の解説を行っています。

あきよし

是非他にもご覧ください!

▼▼ ONLINE SHOP みんなの工場長 ▼▼

-ビジネススキル
-, , , , ,