【ビジネス電話】正しいかけ方と守るべきマナーを電話歴20年のプロが解説！

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今回はこのような悩みを解消するための記事になっています。

この記事では、電話のかけ方について準備から切るところまでを丁寧に解説していきます。

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ぜひ最後までお付き合いください♪

ビジネス電話をかける時のマナーと基本姿勢

現代のビジネスにおいて電話応対はとても大切なスキルです。

電話は実際に会うのとは違い、声だけでしかコミュニケーションが取れません。

そして何よりも

会社を代表して電話をかけている

という自覚を持ちましょう。

あなたの対応で会社の印象がガラっと変わってしまいます。

電話＝会社の玄関と言っても過言ではありません。

まずはしっかり、電話応対する時の基本姿勢を抑えておきましょう。

ビジネス電話をかける前の準備

電話をかける時は、その前に以下の準備をしっかり行いましょう。

準備をせずに電話をして迅速な対応ができなかった時、迷惑を被るのは相手です。

■ 手元にメモを準備

電話中は思わぬ大事な話が飛び込んでくることがあります。

必ずすぐにメモを取れるように、メモとペンは用意しておきましょう。

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■ 用件を整理しておく

電話をかける時は多少緊張はするものです。

慌てて支離滅裂なことを言わないように、あらかじめ話す内容を整理しておきましょう。

■ かけるタイミングを考慮する

電話をかけるタイミングも重要です。

昼休みや早朝、深夜などに電話をかけるのは悪い印象を与えてしまうので避けましょう！

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ビジネス電話のかけ方の流れ

STEP①：名乗る

○○株式会社の○○と申します。お世話になっております。

社名と名前をはっきり聞き取りやすく話してから挨拶をしましょう。

STEP➁：取り次いでもらう

恐れ入りますが、営業二課の〇〇様におつなぎいただけますか？

恐れ入りますが、営業二課の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？

担当者の名前を正確に伝え、取り次ぎを依頼しましょう。

STEP③：再度あいさつ

○○株式会社の○○でございます。お世話になっております。

改めて社名と名前をはっきり聞き取りやすく話してから挨拶をしましょう。

STEP④：都合を伺う

（例）今度の打ち合わせの件についてなんですが、今少しお時間いただいてもよろしいでしょうか？

先ず電話をした用件を伝えて、相手の都合を伺いましょう。

STEP⑤：本題を話す

（例）かしこまりました。では御社にて打合せとのことでよろしくお願いいたします。

丁寧な言葉遣いを心掛けましょう。

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STEP⑥：最後にもう１度あいさつ

お忙しいところありがとうございました。それでは失礼いたします。

お礼を言うのを忘れずに。

※基本的にはかけた側が先に切りましょう。

ビジネス電話対応でやってはいけないNGマナー

■ふんぞり返って話す

相手に分からないと思って、イスにふんぞり返って座ったまま話す人がいます。

これだと、話す口調がダラけてしまったり、声のトーンで適当に喋っているように聞こえることがあります。

電話で話す時は、相手に見えてなくても姿勢を正して話すことを心掛けましょう。

■上から目線で高圧的

自分が客側の時に、上から目線で高圧的に話す人がいます。

相手は仕事なので合わせてはくれるでしょう。

しかし、それはあくまでも「合わせてくれているだけ」です。

内心は「この人とは取引きしたくない」と思われて、最悪の場合、撤退されることがあります。

■ながら電話

何かをしながら電話することを「ながら電話」と言います。

これをすると集中力が散漫になり、重要なことを聞き逃す可能性があります。

ちゃんとペンとメモを用意して電話対応に臨みましょう。

■ガチャ切り

据え置きの電話の場合、力強く電話を戻すと相手側の耳元で大きい音が鳴ってしまいます。

電話が終わったと油断せず、そっと受話器を戻すようにしましょう。

まとめ：ビジネス電話のかけ方とマナーを徹底解説！

現代のビジネスにおいて、電話応対は必須のスキルです。

また電話をかける時は、会社を代表してかけているという自覚を必ず持って臨みましょう。

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最後に…

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