ビジネススキル

ビジネス電話対応!電話のかけ方やNGマナーをわかりやすく解説!

電話のかけ方
管理職 アドバイザー

こんにちは!

管理職歴20年以上、管理職アドバイザーのあきよしです!

あきよし

この記事はこんな人にオススメ

後輩君

電話のかけ方が慣れてなくて不安です。

今回はこのような悩みを解消するための記事になっています。

じゃあ、一から見直してみよう!

あきよし

この記事では、電話のかけ方について準備から切るところまでを丁寧に解説していきます。

記事を読むメリット

電話のかけ方を理解することで取引先に好印象を与えることができる。

約1分で読める記事になってるよ♪

▼ 合わせて読もう ▼▼

ぜひ最後までお付き合いください♪

電話応対の基本姿勢

電話応対の大原則

現代のビジネスにおいて電話応対はとても大切なスキルです。

電話は実際に会うのとは違い、声だけでしかコミュニケーションが取れません。

言葉ひとつひとつが重要です。

あきよし

そして何よりも

会社を代表して電話をかけている

という自覚を持ちましょう。

あなたの対応で会社の印象がガラっと変わってしまいます。

電話=会社の玄関と言っても過言ではありません。

まずはしっかり、電話応対する時の基本姿勢を抑えておきましょう。

電話応対の基本姿勢

  • 真摯な態度
  • 丁寧な言葉遣い
  • 明るくはっきり聞こえる発音
  • 迅速な対応
後輩君

肝に銘じておきます!

じゃあ、さっそく電話をかけてみたいところだけど、ちょっと準備!

あきよし

電話をかける前の準備

電話をかける時は、その前に以下の準備をしっかり行いましょう。

準備をせずに電話をして迅速な対応ができなかった時、迷惑を被るのは相手です。

何事も準備が大切!

あきよし

■ 手元にメモを準備

電話中は思わぬ大事な話が飛び込んでくることがあります。

必ずすぐにメモを取れるように、メモとペンは用意しておきましょう。

おしゃれなブロックメモで他の人と差をつけよう!

■ 用件を整理しておく

電話をかける時は多少緊張はするものです。

慌てて支離滅裂なことを言わないように、あらかじめ話す内容を整理しておきましょう。

後輩君

やっちゃいそうです!

■ かけるタイミングを考慮する

電話をかけるタイミングも重要です。

昼休みや早朝、深夜などに電話をかけるのは悪い印象を与えてしまうので避けましょう!

置くだけ充電器付きの時計は超便利!

後輩君

準備オッケーです!

じゃあ、いよいよ電話をかけてみよう!

あきよし

電話のかけ方の流れ

電話をかける

STEP①:名乗る

○○株式会社の○○と申します。お世話になっております。

社名と名前をはっきり聞き取りやすく話してから挨拶をしましょう。

こんな時どうするの?

留守番電話につながった必ず伝言を残す

もし留守番電話に繋がった場合は、必ず名前を名乗り、折り返しをお願いするか再度かけ直すか、伝言を残しましょう。

STEP➁:取り次いでもらう

恐れ入りますが、営業二課の〇〇様におつなぎいただけますか?

恐れ入りますが、営業二課の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか?

担当者の名前を正確に伝え、取り次ぎを依頼しましょう。

こんな時どうするの?

担当者が不在改めてかけ直すことを伝える

担当者が正確に分からない取り次ぎの方に判断してもらう

つないでもらいたい相手が正確に分からない場合は、取り次ぎの方に用件を伝えて判断してもらいましょう。

STEP③:再度あいさつ

○○株式会社の○○でございます。お世話になっております。

改めて社名と名前をはっきり聞き取りやすく話してから挨拶をしましょう。

STEP④:都合を伺う

(例)今度の打ち合わせの件についてなんですが、今少しお時間いただいてもよろしいでしょうか?

先ず電話をした用件を伝えて、相手の都合を伺いましょう。

STEP⑤:本題を話す

(例)かしこまりました。では御社にて打合せとのことでよろしくお願いいたします。

丁寧な言葉遣いを心掛けましょう。

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STEP⑥:最後にもう1度あいさつ

お忙しいところありがとうございました。それでは失礼いたします。

お礼を言うのを忘れずに。

※基本的にはかけた側が先に切りましょう。

チョイ技解説

据え置き電話の場合は受話器を強く戻すと相手に悪い印象を与えます。

電話のフックを指でそっと押して切ると良いでしょう。

ここまでが一連の流れだよ♪

最後に少し、やってはいけないNGマナーを。

あきよし

ビジネス電話対応でやってはいけないNGマナー

一般的にビジネス電話でやってはいけないNGマナーを紹介します。

あきよし

電話でのNGマナー

  • ふんぞり返って話す
  • 上から目線で高圧的
  • ながら電話
  • ガチャ切り

■ふんぞり返って話す

相手に分からないと思って、イスにふんぞり返って座ったまま話す人がいます。

これだと、話す口調がダラけてしまったり、声のトーンで適当に喋っているように聞こえることがあります。

電話で話す時は、相手に見えてなくても姿勢を正して話すことを心掛けましょう。

後輩君

社内の人も不快感を覚えるからやめてね!

■上から目線で高圧的

自分が客側の時に、上から目線で高圧的に話す人がいます。

相手は仕事なので合わせてはくれるでしょう。

しかし、それはあくまでも「合わせてくれているだけ」です。

内心は「この人とは取引きしたくない」と思われて、最悪の場合、撤退されることがあります。

相手の立場になって話そうね!

あきよし

■ながら電話

何かをしながら電話することを「ながら電話」と言います。

これをすると集中力が散漫になり、重要なことを聞き逃す可能性があります。

ちゃんとペンとメモを用意して電話対応に臨みましょう。

後輩君

これも相手にすぐバレるよ!

■ガチャ切り

据え置きの電話の場合、力強く電話を戻すと相手側の耳元で大きい音が鳴ってしまいます。

電話が終わったと油断せず、そっと受話器を戻すようにしましょう。

自分の周りの人もビックリするからね!

あきよし

まとめ:ビジネス電話のかけ方

ここまでいかがだったでしょうか?

現代のビジネスにおいて、電話応対は必須のスキルです。

また電話をかける時は、会社を代表してかけているという自覚を必ず持って臨みましょう。

大丈夫かな?

あきよし
後輩君

いけそうな気がします!

不安な人のためにマニュアルを用意しておくので、ご自由に使ってください!

あきよし

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後輩君

これを読んで、まわりの人と差をつけちゃおう!

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管理人よりお礼の挨拶

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