ビジネススキル

社内文書の書き方とNGマナー!テンプレと例文をわかりやすく紹介

社内文書
管理職 アドバイザー

こんにちは!

管理職歴20年以上、管理職アドバイザーのあきよしです!

あきよし

この記事はこんな人にオススメ

後輩君

社内文書の書き方がよく分かりません!

今回はこのような悩みを解消するための記事になっています。

例文を使って解説するね!!

あきよし

記事を読むメリット

簡潔でスマートな社内文書を書けるようになる

約3分で読める記事になってるよ♪

ぜひ最後までお付き合いください♪

社内文書の書き方「社内文書と社外文書の違い」

社内文書の書き方とルール

社内文書は社外文書と違って、礼儀を重んじる必要はありません。

どちらかというと、簡潔で明確に伝えることが求められます。

スマートな文章を心掛けよう♪

あきよし

誰が見ても伝えたいことがすぐ理解できるように、あいまいな言い回しや堅苦しい挨拶は避けて、なるべく短い文章でまとめましょう。

社内文書の書き出しと簡潔にまとめる方法

社内文書の書き方「書き出しと簡潔にまとめる方法」

■ 書き出しで形式的な挨拶文は不要

社内文書では社外文書で使うような「拝啓」「敬具」「新緑の候」などの形式的な挨拶は不要です。

ビジネス文書は「結論」から先に伝えるのが基本になります。

書き出しは「この度…」など、結論を話しやすい文章から始めると良いでしょう。

■ 簡潔にまとめる方法は5W3H

重要な項目は箇条書きにするとスッキリして読みやすくなります。

5W1Hに更に2H追加した「5W3H」を意識して書きましょう。

5W3Hとは

  • When:いつ?
  • Where:どこで?
  • Who:誰が?
  • What:何を?
  • Why:なぜ?
  • How:どのように?
  • How many:いくつ?
  • How much:いくら?
後輩君

確かに5W3Hを使えば正確に伝えられそうです!

うんうん♪

では、社内文書の例を見てみよう♪

あきよし

社内文書の書き方を例文・テンプレートでわかりやすく解説

■ 社内文書のテンプレート

日付け

令和○年○月○日が一般的ですが、西暦でも問題ありません

受診者名

「関係者各位」や「個人のフルネーム」などを記載

各位とは?:皆様、皆様方

発信者名

所属部署名、役職、個人名を記載

件名

内容が一目で分かる見出しを簡潔に記載

位置は中央、本文より大きい文字で書きましょう!

あきよし

本文

形式ばった挨拶は不要なので、すみやかに用件に入ります

重要事項を箇条書きにして記載

記とは?:書き記すこと。これから大切なこと書き記すという意味合い。

追記

注意事項や補足がある場合に記載

添付書類

資料がある場合はその名称を記載

文末

「以上」という文字を締めくくりに記載

後輩君

位置は一番右ですね!

担当者と連絡先

誰が書いたか、連絡先がどこかを記載


後輩君

これをマネすればオッケーですね!

うんうん!

最後に気を付けることを解説するね♪

あきよし

やってはいけない!社内文書のNGマナーをわかりやすく解説

社外に出す文書ではないにしても、下手な文書を書くと社内の評価には影響します。

ここでしっかりNGマナーを抑えて読む人に不快感を与えないようにしましょう。

誤字・脱字

誤字・脱字はとても目立ちます。

特に「ず」と「づ」の使い方など、間違えやすい文字には気を付けましょう。

「少しづつ」 →「少しずつ」

ひらがなばかり

漢字に自信がなくて、平仮名で済ませようとする方を見かけます。

読む側は、

後輩君

(なんで平仮名なんだろう?あっ…漢字が分からなかったんだ…)

となるので、曖昧な時はしっかり調べて正しい漢字を使いましょう。

名前や役職の間違え

絶対にやってはいけない間違いです。

「さいとう」や「わたなべ」という名字は何パターンかあるので、ハッキリわからない時は本人に聞くのが1番でしょう。

(例)斎藤・齊藤・齋藤・斉藤

(例)渡辺・渡邉・渡部・渡邊

また役職は間違えると大騒ぎになります。

後輩君

過去にめちゃくちゃ怒られたことありますよ…

これらは失礼の代表のような間違いなので絶対に気を付けましょう。

過度な敬語

社外文書と違い、社内文書に求められるのは読みやすさと確かな情報です。

過度な敬語は使わず、「です」「ます」で統一してシンプルに書きましょう。

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汚い文字

今はパソコンで文書を作ることがメジャーですが、もし手書きで作る時は汚い文字で書くのはやめましょう。

もし自信がなければパソコンで作ることをオススメします。

1番大切なのは、とにかく丁寧に書くことだよ♪

あきよし

まとめ:社内文書の書き方とルール

ここまでいかがだったでしょうか?

社内文書は社外文書と違って「簡潔さ」と「明確さ」が求められます。

結論を先に述べること、「5W3H」を使用するなどのポイントをしっかり押さえましょう。

正しい使い方を身に付けて「できる社会人」をアピールしましょう。

あきよし

▼ 合わせて読もう ▼▼

■ こちらの本ではビジネスマナーの基本が網羅されています。

後輩君

これを読んで、まわりの人と差をつけちゃおう!

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