【テンプレート公開】社外向けビジネス文書の書き方とルール完全ガイド！

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▼ 今回の困ったさん ▼

今回はこのような悩みを解消するための記事になっています。

以上のようなルールや決まり事に加えて、会社や業界によって異なる点もありますので、各社のマニュアルや社内のルールに従うようにしましょう！

ぜひ最後までお付き合いください♪

社外文書の書き方「社外文書と社内文書の違い」

ビジネスでは重要な案件が発生した時に、文書でのやり取りは必須です。

文書には企業間で「言った！言わない！」のトラブルや誤解、勘違いを未然に防ぐ大きな役割があります。

社内の連絡で使う社内文書はどちらかというと、簡潔で明確に伝えることが求められます。

それに対して社外文書を作成する時は、内容の正確さはもちろん、礼節を重んじることも重要です。

特に、社外文書では「頭語」「結語」「時候の挨拶」なども使用しなくてはなりません。

社外文書の作成で特に重要なのは、

自分が会社を代表して作っている

という気持ちです。

そのことを肝に銘じて作成しましょう。

社外文書の書き方をテンプレートでわかりやすく解説

発信日時

令和○年○月○日が一般的ではありますが、西暦で書いて問題ありません。

受信者名

個人名だけではなく、役職名も付けましょう。

• 個人名：様、殿を付ける（株式会社○○ 調達部 部長 ○○様）
• 複数：各位を付ける（お取引先各位）
• 団体や部署：御中を付ける（株式会社○○ 調達部御中）

発信者名

社名、部署名、個人名を記入。

※所在地は有っても無くても良い

件名

簡潔だが、件名だけで内容がわかるように。

他よりも大きく目立つ文字で中央に書く。

頭語

相手に敬意を示す言葉。

拝啓や謹啓などがあり、内容によって使い分ける。

頭語で始まり、結語で終わるのが一般的。

>>頭語と結語を詳しく知りたい方はコチラ「社外文書の書き出しと失敗しないコツ」

時候の挨拶

春夏秋冬の季節や天候などの言葉を使った挨拶で、拝啓など頭語の後に続いて使用します。

月ごとや年末年始などで使用する言葉が変化するのが特徴です。

この記事では他のパターンの紹介を割愛しますが、

「社外文書の書き出しと失敗しないコツ」のほうで一年分の時候の挨拶を公開しています。

前文

時候の挨拶の次に続く、「前文」と言われる部分で、社外文書を作成する時の言わば「お約束」のようなものです。

こちらもいくつかパターンはありますが、貴社、貴殿など相手を個人にするか会社にするかによって続く言葉も変わったりするので注意して文言を選びましょう。

この記事では他のパターンの紹介を割愛しますが、

「社外文書の書き出しと失敗しないコツ」のほうで他のパターンの前文を公開しています。

感謝の言葉

前文の次に続くのは、「感謝の言葉」で、こちらも社外文書を作成する時の「お約束」のようなものです。

こちらもいくつかパターンはありますが、相手を個人にするか会社にするか、日頃お世話になっている人か初対面の人かで続く言葉も変わってくるので注意して文言を選びましょう。

こちらの記事では他のパターンの紹介を割愛しますが、

「社外文書の書き出しと失敗しないコツ」のほうで他のパターンの前文を公開しています。

主文

感謝の言葉の後に続きます。

書き出しのお約束部分と区別をつけるために改行しましょう。

「さて」「ついては」などで一呼吸おいてから本題となる用件を続けましょう。

末文

書き出しと同じくお約束の言葉の「締めバージョン」です。

こちらもいくつかパターンがあるので紹介しておきます。

一般的な末文

「まずは、略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます」

「まずは、書面にてご挨拶申し上げます」

「まずは、取り急ぎご報告いたします」

返事を求める末文

「ご多忙とは存じますが、ご返事を賜りますようお願い申し上げる」

「折り返しご回答くださいますよう、お願い申し上げます」

お詫びの末文

「まずは取り急ぎ書中をもってお詫び申し上げます」

「まずはお詫びかたがたご連絡申し上げます」

結語

結語はSTEP05で出てきた「頭語」に連なる言葉です。

頭語が「拝啓」なら結語は「敬具」、

頭語が「謹啓」なら結語は「謹白」など組み合わせが決まっているので注意しましょう。

記

大切な連絡事項を箇条書きにします。

（例）移転日、移転住所、新しい電話番号など

添付資料

添付する資料があればその名称を記入しましょう。

結び

「以上」と右下に記入して結びましょう。

担当者と連絡先

もし発信者と担当者が違うならここに記入しましょう。

失敗できない社外文書を送信前に見直しチェックしよう！

数字や役職、名前の間違えなどはとても大きな問題に繋がります。

絶対に間違いを起こさないように最後に見直しをしましょう。

※チェックリスト

☐ 会社や部署の名前は間違えていないか？

☐ 受信者の名前や漢字は間違えていないか？

☐ 誤字・脱字はないか？

☐ 文章に書き漏れはないか？

☐ 表題や件名と内容は合っているか？

まとめ：社外文書の失敗しない書き方！すぐに使えるテンプレート公開

ここまでいかがだったでしょうか？

用意したテンプレートを１個１個噛み砕いて説明したので、是非これを基に社外文書を作成していただければこの悩みは解決できると思います。

社外文書の大切なポイントは、

• 自分が会社を代表して作成している責任感
• 礼節を欠いてはいけない
• 誤字・脱字に気を付ける
• 相手方の名前や社名、役職名の間違いはご法度

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最後に…

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