ビジネススキル

社外文書の失敗しない書き方!すぐに使えるテンプレートも一挙公開!

社外文書の書き方
管理職 アドバイザー

こんにちは!

管理職歴20年以上、管理職アドバイザーのあきよしです!

あきよし

▼ 今回の困ったさん ▼

後輩君

社外文書の書き方がよく分かりません!

他にもこんな人にオススメ

  • 社外文書を書いたことがない方
  • 社外文書に不慣れな方
  • 形式的な言葉の使い方でお悩みの方
  • 例文をコピーしたい方

今回はこのような悩みを解消するための記事になっています。

テンプレートを使って解説するね!!

必ず解決してみせるよ!

あきよし

記事を読むメリット

取引先やお客様に対して礼節を重んじた確かな社外文書を作れるようになる。

約3分で読める記事になってるよ♪

ぜひ最後までお付き合いください♪

社外文書の書き方「社外文書と社内文書の違い」

社内文書の書き方とルール

ビジネスでは重要な案件が発生した時に、文書でのやり取りは必須です。

文書には企業間で「言った!言わない!」のトラブルや誤解、勘違いを未然に防ぐ大きな役割があります。

社内の連絡で使う社内文書はどちらかというと、簡潔で明確に伝えることが求められます。

それに対して社外文書を作成する時は、内容の正確さはもちろん、礼節を重んじることも重要です。

社外文書は礼節と分かりやすさを両立させることが重要だよ。

あきよし

特に、社外文書では「頭語」「結語」「時候の挨拶」なども使用しなくてはなりません。

ポイント

  • 頭語:冒頭で相手に敬意を表すのに使用。拝啓、謹啓など
  • 結語:文の最後に使用。失礼しますの意味。敬具、謹白など
  • 時候の挨拶:挨拶の始めに入れる季節を用いた挨拶。新緑の候など

>>詳しく知りたい方はコチラ「社外文書の書き出しと失敗しないコツ

ビジネス敬語の使い方にも細心の注意を!

あきよし

社外文書の作成で特に重要なのは、

自分が会社を代表して作っている

という気持ちです。

そのことを肝に銘じて作成しましょう。

社外文書の書き方をテンプレートでわかりやすく解説

社外文書テンプレート
社外文書のテンプレート

では、早速上のテンプレートを見ながら解説していきましょう!

あきよし

発信日時

令和○年○月○日が一般的ではありますが、西暦で書いて問題ありません。

受信者名

個人名だけではなく、役職名も付けましょう。

  • 個人名:様、殿を付ける(株式会社○○ 調達部 部長 ○○様)
  • 複数:各位を付ける(お取引先各位)
  • 団体や部署:御中を付ける(株式会社○○ 調達部御中)

発信者名

社名、部署名、個人名を記入。

※所在地は有っても無くても良い

件名

簡潔だが、件名だけで内容がわかるように。

他よりも大きく目立つ文字で中央に書く。

頭語

相手に敬意を示す言葉。

拝啓や謹啓などがあり、内容によって使い分ける。

頭語で始まり、結語で終わるのが一般的。

組み合わせは変えてはいけないから注意だよ!

あきよし
頭語と結語

>>頭語と結語を詳しく知りたい方はコチラ「社外文書の書き出しと失敗しないコツ

時候の挨拶

春夏秋冬の季節や天候などの言葉を使った挨拶で、拝啓など頭語の後に続いて使用します。

月ごとや年末年始などで使用する言葉が変化するのが特徴です。

この記事では他のパターンの紹介を割愛しますが、

社外文書の書き出しと失敗しないコツ」のほうで一年分の時候の挨拶を公開しています。

前文

時候の挨拶の次に続く、「前文」と言われる部分で、社外文書を作成する時の言わば「お約束」のようなものです。

こちらもいくつかパターンはありますが、貴社、貴殿など相手を個人にするか会社にするかによって続く言葉も変わったりするので注意して文言を選びましょう。

この記事では他のパターンの紹介を割愛しますが、

社外文書の書き出しと失敗しないコツ」のほうで他のパターンの前文を公開しています。

感謝の言葉

前文の次に続くのは、「感謝の言葉」で、こちらも社外文書を作成する時の「お約束」のようなものです。

こちらもいくつかパターンはありますが、相手を個人にするか会社にするか、日頃お世話になっている人か初対面の人かで続く言葉も変わってくるので注意して文言を選びましょう。

こちらの記事では他のパターンの紹介を割愛しますが、

社外文書の書き出しと失敗しないコツ」のほうで他のパターンの前文を公開しています。

主文

感謝の言葉の後に続きます。

書き出しのお約束部分と区別をつけるために改行しましょう。

「さて」「ついては」などで一呼吸おいてから本題となる用件を続けましょう。

末文

書き出しと同じくお約束の言葉の「締めバージョン」です。

こちらもいくつかパターンがあるので紹介しておきます。

一般的な末文

「まずは、略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます」

「まずは、書面にてご挨拶申し上げます」

「まずは、取り急ぎご報告いたします」

返事を求める末文

「ご多忙とは存じますが、ご返事を賜りますようお願い申し上げる」

「折り返しご回答くださいますよう、お願い申し上げます」

お詫びの末文

「まずは取り急ぎ書中をもってお詫び申し上げます」

「まずはお詫びかたがたご連絡申し上げます」

結語

結語はSTEP05で出てきた「頭語」に連なる言葉です。

頭語が「拝啓」なら結語は「敬具」、

頭語が「謹啓」なら結語は「謹白」など組み合わせが決まっているので注意しましょう。

大切な連絡事項を箇条書きにします。

(例)移転日、移転住所、新しい電話番号など

添付資料

添付する資料があればその名称を記入しましょう。

結び

以上」と右下に記入して結びましょう。

担当者と連絡先

もし発信者と担当者が違うならここに記入しましょう。

後輩君

これを参考にすれば正しい社外文書が作成できそうです!

油断しないで!

社外文書は失敗ができないから最後にもう一度チェックしよう!

あきよし

失敗できない社外文書を送信前に見直しチェックしよう!

数字や役職、名前の間違えなどはとても大きな問題に繋がります。

絶対に間違いを起こさないように最後に見直しをしましょう。

後輩君

想像するだけで震えます…

※チェックリスト

☐ 会社や部署の名前は間違えていないか?

☐ 受信者の名前や漢字は間違えていないか?

☐ 誤字・脱字はないか?

☐ 文章に書き漏れはないか?

☐ 表題や件名と内容は合っているか?

後輩君

全部完璧です!!

オッケー!お疲れ様♪

次回作る時も油断せず、このページを参考にしてね♪

あきよし

まとめ:社外文書の失敗しない書き方!すぐに使えるテンプレート公開

ここまでいかがだったでしょうか?

今回の困ったさん

後輩君

社外文書の書き方がよく分かりません!

用意したテンプレートを1個1個噛み砕いて説明したので、是非これを基に社外文書を作成していただければこの悩みは解決できると思います。

社外文書の大切なポイントは、

  • 自分が会社を代表して作成している責任感
  • 礼節を欠いてはいけない
  • 誤字・脱字に気を付ける
  • 相手方の名前や社名、役職名の間違いはご法度

以上を気を付けて作成してくださいね♪

あきよし
後輩君

ステキな社外文書のでっきあっがりー!

▼ 合わせて読もう ▼▼

■ こちらの本ではビジネスマナーの基本が網羅されています。

後輩君

これを読んで、まわりの人と差をつけちゃおう!

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管理人よりお礼の挨拶

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