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コピペOK!社外文書の書き出しと失敗しないコツ!例文一挙公開!

社外文書の書き出し
管理職 アドバイザー

こんにちは!

管理職歴20年以上、管理職アドバイザーのあきよしです!

あきよし

▼ 今回の困ったさん ▼

後輩君

社外文書の書き出しがよく分かりません!

社外文書の書き出し
協力会社に宛てた社外文書の例

▼ 社外文書全体の書き方はコチラ ▼

他にもこんな人にオススメ

  • 社外文書を書いたことがない方
  • 社外文書に不慣れな方
  • 形式的な言葉の使い方でお悩みの方
  • 例文をコピーしたい方

今回はこのような悩みを解消するための記事になっています。

例文を解説しながら必ず解決します!!

あきよし

記事を読むメリット

取引先にしっかりした印象を与える文書を作れるようになる。

約3分で読める記事になってるよ♪

ぜひ最後までお付き合いください♪

社外文書の失敗しない書き出しと流れをわかりやすく解説

実は、社外文書の書き出しにはお約束のような流れがあります。

このお約束がとても重要なので必ずおさえておきましょう。

まずは例文を見てみよう!

あきよし

拝啓 新緑の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。

難しい言葉が並んでいますが、これを分解すると以下のようになります。

書き出しの流れ

  • 拝啓:頭語
  • 新緑の候:時候の挨拶
  • 貴社ますます~:前文と言われるお約束の挨拶
  • 平素は~:お礼

①拝啓 ②新緑の候、③貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。④平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。

この4つのブロックにその時使いたい言葉を当てはめていくのが書き出しの流れになります。

後輩君

ひぃぃっ!頭語!?

いきなり難しい言葉が出てきましたよ!

簡単簡単♪

1個ずつ見ていこう!

あきよし

拝啓?敬具?書き出しで使う頭語と結語とは?

社内文書の書き方「書き出しと簡潔にまとめる方法」

拝啓 ②新緑の候、③貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。④平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。

では、まずは最初のブロック頭語と言われる「拝啓」の所を見てみましょう。

■ 頭語と結語の全5パターン解説

社外文書では「頭語(とうご)」で始まり、「結語(けつご)」で終わるのが一般的です。

頭語は相手に敬意を示し、結語は失礼しますの意味を持っています。

いわゆる、拝啓(頭語)とか敬具(結語)みたいなやつだね!

あきよし

この頭語と結語は全部で5種類ほどありますが、組み合わせが決まっていて、それをシーンに合わせて使い分けるだけなので、

特に難しくはありません。

5種類をまとめると下の表の通りになります。

頭語と結語のシーン別使い分け
頭語と結語のシーン別使い分け

頭語と結語は必ず同じ組み合わせで使うのが一般的です。

後輩君

拝啓と謹啓ってどう使い分けるんだろう…

ここがややこしいところだよね!

基本的には拝啓で平気だよ!

あきよし

■ 「拝啓・敬具」と「謹啓・謹白」の使い分け方とは?

基本的にビジネスで使用する時は「拝啓・敬具」の組み合わせを使います。

「拝啓・敬具」と「謹啓・謹白」はどちらも相手を敬う言葉に違いはありません。

そして「謹啓・謹白」はより丁寧で、より敬意を示したものとなります。

後輩君

じゃあ「謹啓」と「謹白」はいつ使うんですか?

謹啓と謹白を使うタイミングは以下の通りです。

謹啓と謹白の使いどころ

  • お礼状を送る時
  • 目上の人に初めて送る時
  • 取引先に初めて送る時
  • 社内の重要な変更(社名変更や幹部の人事異動など)を取引先に伝える時
後輩君

滅多に出番は無さそうですね!

頭語と結語は理解しました!

じゃあ、次はもう1つ重要な「時候の挨拶」を解説するよー♪

あきよし

社外文書で使用する時候の挨拶とは?一年分一挙公開!

①拝啓 ②新緑の候、③貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。④平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。

次は2番目のブロック時候の挨拶と言われる「新緑の候」の所を見てみましょう。

時候の挨拶とは、春夏秋冬の季節や天候などの言葉を使った挨拶で、拝啓など頭語の後に続いて使用します。

相手の健康を気遣う意味もあり、ビジネスでは取引先や目上の人に対して必ず使用します。

四季のある日本ならではの慣習と言えるでしょう。

後輩君

どんなのがあるのか気になります!

じゃあ、よく使われる言葉を1年分ドドッと紹介するね♪

あきよし

正月に使われる時候の挨拶

  • 新春の候
  • 迎春の候

1月に使われる時候の挨拶

  • 厳寒の候
  • 厳冬の候

2月に使われる時候の挨拶

  • 向春の候
  • 余寒の候

3月に使われる時候の挨拶

  • 早春の候
  • 春寒の候

4月に使われる時候の挨拶

  • 春暖の候
  • 陽春の候

5月に使われる時候の挨拶

  • 新緑の候
  • 薫風の候

6月に使われる時候の挨拶

  • 初夏の候
  • 立夏の候

7月に使われる時候の挨拶

  • 盛夏の候
  • 猛暑の候

8月に使われる時候の挨拶

  • 残暑の候
  • 晩夏の候

9月に使われる時候の挨拶

  • 初秋の候
  • 新秋の候

10月に使われる時候の挨拶

  • 秋冷の候
  • 紅葉の候

11月に使われる時候の挨拶

  • 晩秋の候
  • 向寒の候

12月に使われる時候の挨拶

  • 初冬の候
  • 寒冷の候

年末に使われる時候の挨拶

  • 歳末の候
  • 歳晩の候
後輩君

これで全部ですか?

ううん!

他にも色々あるんだけど、このあたりを使用しておけば大丈夫だよ♪

あきよし

ではここからは、「貴社ますます~…」のような前文と言われるお約束の挨拶を紹介していきます。

「貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」などの前文を一挙紹介!そのまま使える例文!

①拝啓 ②新緑の候、③貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。④平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。

次は3番目のブロック前文と言われる「貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」の所を見てみましょう。

時候の挨拶の次に続く、「前文」と言われる部分は、社外文書を作成する時の言わば「お約束」のようなものです。

お約束なだけに間違えると恥ずかしい思いをすることになるので、しっかりおさえておきましょう。

それぞれ見ていきましょう!

あきよし

① 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

直訳:あなた様の会社におきましてはますます繁栄されていることをお祝いいたします。

清栄は「繁栄」「活躍」「幸せ」などの意味があるよ!

あきよし

清栄に似た言葉で「清祥」がありますが、こちらは健康を気遣う言葉なので企業向けとしては相応しくありません。

② 貴殿におかれましてはますますご清栄と拝察申し上げます。

直訳:あなた様におきましてはますます繁栄されていることとお察しいたします。

拝察は「察する」という意味だよ!

あきよし

③ 貴社ますますご発展との趣、何よりと存じ上げます。

直訳:あなた様の会社におきましてはますます発展されているご様子を最高にうれしく感じています。

趣(おもむき)は「様子」、何よりは「最高」という意味だよ!

あきよし

この他にもたくさんの前文がありますので興味があれば探してみてください。

「平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます」などのお礼や感謝を伝える言葉

①拝啓 ②新緑の候、③貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。④平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます

そして最後4番目のブロック、感謝の言葉を述べる「平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます」の所を見てみましょう。

① 平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。

直訳:日頃から特別に心遣いをしていただき誠にありがとうございます。

平素は「日頃」高配は「心遣い」「配慮」という意味だよ!

あきよし

文面から見て取れる通り、日頃からお世話になっている目上の人に使う言葉です。間違っても初対面の人に使わないように気をつけましょう。

② 日頃はひとかたならぬお引き立てを賜り、心より感謝申し上げます。

直訳:日頃から特別に大事にしていただいていることを心から感謝しております。

ひとかたならぬは「特別」「並々ならぬ」お引き立ては「周囲と比べて特別大事にしてもらう」、賜りは「もらい」という意味だよ!

あきよし
後輩君

相手が会社か個人か、日頃お世話になっている人か初対面かで使う言葉が変わってきますね!

そうそう!

だから意味を知っておくことはとても重要だよ♪

あきよし

コピペOK!社外文書の書き出しと失敗しないコツ!例文一挙公開のまとめ

ここまでいかがだったでしょうか?

まとめると、社外文書の書き出しは大きく4つのブロックに分かれます。

①拝啓 ②新緑の候、③貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。④平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

それぞれのブロックに普段使わないような言葉を組み込むことになるので、使う言葉を間違えないように最適な言葉を選んで文書を作成しましょう。

これで社外文書の前半はOK!

あとは下の記事を見て全体を仕上げよう♪

あきよし

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後輩君

これを読んで、まわりの人と差をつけちゃおう!

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管理人よりお礼の挨拶

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