【簡単】社内文書の書き方！プロ直伝のテンプレート大公開！

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今回はこのような悩みを解消するための記事になっています。

ぜひ最後までお付き合いください♪

社内文書の書き方「社内文書と社外文書の違い」

社内文書は社外文書と違って、礼儀を重んじる必要はありません。

どちらかというと、簡潔で明確に伝えることが求められます。

誰が見ても伝えたいことがすぐ理解できるように、あいまいな言い回しや堅苦しい挨拶は避けて、なるべく短い文章でまとめましょう。

社内文書の書き出しに挨拶は不要！？文章を簡潔にまとめる方法

書き出しで形式的な挨拶文は不要

社内文書では社外文書で使うような「拝啓」「敬具」「新緑の候」などの形式的な挨拶は不要です。

ビジネス文書は「結論」から先に伝えるのが基本になります。

書き出しは「この度…」など、結論を話しやすい文章から始めると良いでしょう。

簡潔にまとめる方法は５W３H

重要な項目は箇条書きにするとスッキリして読みやすくなります。

５W１Hに更に２H追加した「５W３H」を意識して書きましょう。

社内文書の書き方を例文・テンプレートでわかりやすく解説

■ 社内文書のテンプレート

① 日付け

令和○年○月○日が一般的ですが、西暦でも問題ありません

② 受診者名

「関係者各位」や「個人のフルネーム」などを記載

各位とは？：皆様、皆様方

③ 発信者名

所属部署名、役職、個人名を記載

④ 件名

内容が一目で分かる見出しを簡潔に記載

⑤ 本文

形式ばった挨拶は不要なので、すみやかに用件に入ります

⑥ 記

重要事項を箇条書きにして記載

記とは？：書き記すこと。これから大切なこと書き記すという意味合い。

⑦ 追記

注意事項や補足がある場合に記載

⑧ 添付書類

資料がある場合はその名称を記載

⑨ 文末

「以上」という文字を締めくくりに記載

⑩ 担当者と連絡先

誰が書いたか、連絡先がどこかを記載

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やってはいけない！社内文書のＮＧマナーをわかりやすく解説

社外に出す文書ではないにしても、下手な文書を書くと社内の評価には影響します。

ここでしっかりNGマナーを抑えて読む人に不快感を与えないようにしましょう。

誤字・脱字

誤字・脱字はとても目立ちます。

特に「ず」と「づ」の使い方など、間違えやすい文字には気を付けましょう。

✕「少しづつ」 → ○「少しずつ」

ひらがなばかり

漢字に自信がなくて、平仮名で済ませようとする方を見かけます。

読む側は、

となるので、曖昧な時はしっかり調べて正しい漢字を使いましょう。

名前や役職の間違え

絶対にやってはいけない間違いです。

「さいとう」や「わたなべ」という名字は何パターンかあるので、ハッキリわからない時は本人に聞くのが１番でしょう。

（例）斎藤・齊藤・齋藤・斉藤

（例）渡辺・渡邉・渡部・渡邊

また役職は間違えると大騒ぎになります。

これらは失礼の代表のような間違いなので絶対に気を付けましょう。

過度な敬語

社外文書と違い、社内文書に求められるのは読みやすさと確かな情報です。

過度な敬語は使わず、「です」「ます」で統一してシンプルに書きましょう。

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汚い文字

今はパソコンで文書を作ることがメジャーですが、もし手書きで作る時は汚い文字で書くのはやめましょう。

もし自信がなければパソコンで作ることをオススメします。

まとめ：誰でもできる社内文書の書き方！実は書き出しに挨拶はいらない！

社内文書は社外文書と違って「簡潔さ」と「明確さ」が求められます。

結論を先に述べること、「５W3H」を使用するなどのポイントをしっかり押さえましょう。

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最後に…

どうせ仕事をするなら周りから「かっこいい！」と憧れられる人になりたくありませんか？

かっこいいビジネスマンとは何か？

それは「仕事ができて見た目もカッコイイ人」です。

当ブログではそんな「イケてるビジネスマン（通称：イケビジ）」になる為の記事が満載です。

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「ビジネスファッション」

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