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ビジネス電話の対応が知りたいだと…？
ちっ、世話が焼けるぜ…。
いいだろう。
俺がハードボイルドに解説してやる…！
まだ慣れていない会社の電話を取る時って、想像以上に緊張しますよね。
「誰から？どう取り次ぐ？敬語はこれで合ってる？」と、不安が次々押し寄せてきます。
でも大丈夫！
電話の受け方には基本の“型”があり、それさえ覚えておけば落ち着いて対応できます。
そこで今回この記事では、電話対応の基本マナーから、担当者不在時の伝え方、すぐに使える敬語フレーズまでを完全網羅。
新人のうちに押さえておきたい「印象のいい電話対応」を、実践しやすく丁寧に解説します。
電話は出た瞬間、戦場だ。
ビビるんじゃねぇぞ。
礼儀と覚悟で勝ち残れ…！
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電話対応の基本マナーと流れ
電話が鳴ると緊張してしまうのは当然のこと。
でも対応の流れをしっかり身につけておけば、落ち着いて相手に安心感を与えることができます。
ここでは、電話を受けた瞬間から話し終えるまでの基本のマナーを整理しました。
電話は3コール以内に取る
3コール以内に電話を取るのが基本マナー。
それ以上かかると「対応が遅い」という印象を与えるおそれがあります。
すぐに出られない場合でも、「お待たせいたしました」と一言添えるのが丁寧な対応。
おすすめフレーズ
- 「お電話ありがとうございます」
- 「お待たせいたしました」
電話対応は出だしが命だ。
3コールは“勝負の3秒”だと思え…！
会社名と自分の名前を名乗る
電話を取ったら、まずは自分の所属と名前をはっきり伝えましょう。
たとえば「株式会社○○、営業部の△△でございます」。
相手に安心感を与え、間違い電話の防止にもつながります。
おすすめフレーズ
- 「株式会社○○、営業部の□□でございます」
- 「○○部の△△が承ります」
名乗りは盾であり、看板だ。
一発で信頼を引き寄せろ…！
相手の会社名・名前・用件を確認する
相手の名乗りが聞き取りづらかった場合は、遠慮せずに丁寧に聞き返してOK。
「恐れ入りますが、お名前をもう一度お願いできますか？」のような表現がベター。
大切な用件を聞き逃さないように、しっかり確認することが大事です。
おすすめフレーズ
- 「恐れ入りますが、会社名をもう一度お願いできますか？」
- 「お名前を、もう一度お伺いしてもよろしいでしょうか？」
- 「ご用件をお伺いしてもよろしいでしょうか？」
聞き返すのは恥じゃねぇ。
大事なのは、正しく受け止めることだ…！
担当者に取り次ぐ・不在時は対応を引き継ぐ
担当者がいる場合はフルネームで確認してから取り次ぎます。
不在の場合は、伝言を預かるか折り返し対応を提案しましょう。
「失礼ですが、折り返しのご連絡でもよろしいでしょうか？」など、丁寧さを忘れずに。
おすすめフレーズ
- 「少々お待ちいただけますでしょうか。担当の者におつなぎいたします」
- 「あいにく○○は席を外しております」
- 「折り返しのご連絡でもよろしいでしょうか？」
引き継ぎは“誠意のリレー”。
バトンを落とすなよ…！
※ 「担当者が不在のときの対応マナー」は次のセクションで詳しく解説しています。
電話の最後は感謝とあいさつを忘れずに
話が終わったら、「ご連絡ありがとうございました」「失礼いたします」と丁寧に締めましょう。
相手が切るのを待ってから、静かに受話器を置くのが理想的。
最後の印象が、そのまま会社の印象にもつながります。
おすすめフレーズ
- 「ご連絡ありがとうございました」
- 「失礼いたします」
- 「今後ともよろしくお願いいたします」
別れ際こそ勝負どころ。
余韻まで“丁寧”であれ…！
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担当者が不在のときに気を付けるべき５つの対応マナー
電話を受けた際、担当者が席を外していることはよくある場面です。
でも、ここでの対応こそ、会社の信頼度が試されるポイント。
伝言・折り返しの対応・不在の伝え方まで、しっかり押さえておきましょう。
① 不在であることを丁寧に伝える
いきなり「いません」とだけ伝えるのはNG。
相手に配慮しながら、不在の状況を具体的に伝えることが大切です。
曖昧な言い方よりも、「○○しております」など、やわらかく丁寧な表現を心がけましょう。
おすすめフレーズ
- 「あいにく□□は外出中でございます」
- 「ただいま席を外しております」
- 「本日は終日不在となっております」
“いません”だけじゃ、信頼も消えちまう。
不在こそ、丁寧に詰めろ…！
② 伝言を預かるか、折り返し対応を提案する
担当者が不在のときは、相手の意向をしっかり伺ってから対応します。
伝言を預かるのか、折り返し連絡を希望するのか。
どちらにせよ、相手の都合と内容の正確な把握が重要です。
おすすめフレーズ
- 「よろしければ、伝言を承りましょうか？」
- 「○○より折り返しご連絡させていただいてもよろしいでしょうか？」
伝言は“言葉のバトン”だ。
ミスひとつで信用は落ちる…！
③ 折り返しの連絡先と時間帯を必ず確認する
折り返しを希望されたら、必ず相手の連絡先と希望時間帯を確認します。
忙しい相手だからこそ、無駄な再通話を避ける配慮が必要。
伝える側の丁寧さが、会社全体の印象につながります。
おすすめフレーズ
- 「差し支えなければ、ご連絡先をお伺いしてもよろしいでしょうか？」
- 「折り返しのご希望の時間帯はございますか？」
“折り返し”はタイミングが命。
秒単位で信頼を守れ…！
④ 繰り返しの不在には配慮ある説明を添える
何度も担当者が不在だと、相手は不信感を抱くことも。
「いつもいない」と思わせないよう、表現に一工夫を。
その一言が、関係性を柔らかく保つ鍵になります。
おすすめフレーズ
- 「あいにく〇〇は、ただいま別の業務に対応しておりまして…」
- 「先ほどもご連絡いただいていたとのことで、申し訳ございません」
不在が続くなら、誠意を重ねろ。
説明が“クッション”になるんだ…！
⑤ メモは正確に残し、迅速に担当者へ伝える
伝言メモは「誰が・いつ・どの会社から・何の用件で・折り返しの要否」まで記載するのが基本。
記録ミスが信用ミスにつながらないよう、丁寧かつ迅速な対応を心がけましょう。
おすすめメモ例
- ○月○日 ○○時
- △△株式会社 △△様よりお電話
- ○○宛
- 折り返し希望
- 携帯番号 090-xxxx-xxxx
“メモは証拠”。
伝える内容は、すべてを背負う覚悟で書け…！
コミュ力でお悩みの方におすすめ！
ビジネス電話対応で絶対やってはいけないNG表現
ビジネス電話対応では「声と言葉」だけで印象が決まります。
だからこそ、丁寧で自然な敬語表現を身につけておくことが重要。
ここでは「よくある場面別」に、NG表現とそのまま使えるOK表現をまとめました。
■ よく使う電話対応フレーズ一覧
| シーン | NG表現 | OK表現 |
|---|---|---|
| 電話に出るとき | 「はい」 | 「お電話ありがとうございます」 「株式会社〇〇でございます」 |
| 取り次ぐとき | 「ちょっと待ってください」 | 「少々お待ちいただけますでしょうか」 「〇〇におつなぎいたします」 |
| 担当者が不在 | 「今いません」 | 「あいにく〇〇は席を外しております」 「本日は不在にしております」 |
| 折り返しを提案 | 「かけ直します」 | 「〇〇より折り返しご連絡させていただきます」 |
| 名前を聞き返す | 「誰ですか？」 | 「恐れ入りますが、もう一度お名前をお願いできますでしょうか？」 |
| 話を終えるとき | 「じゃあ、また」 | 「本日はお電話ありがとうございました」 「失礼いたします」 |
敬語は“配慮の武器”だ。
鋭くて優しい、それが本物のビジネスマナーなんだよ…！
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ビジネス電話でやってはいけないNGマナー
電話応対は“顔が見えない”からこそ、声・姿勢・態度がそのまま印象につながります。
ここでは、絶対に避けたいNGマナーを紹介します。
NG①：椅子にふんぞり返って話す
電話中の姿勢は、声のトーンや話し方にも表れるもの。
背筋を伸ばして話すだけで、声にハリが出て丁寧な印象になります。
逆に、ふんぞり返っていると「雑な印象」を与えやすいので注意しましょう。
姿勢が緩めば、心も緩む。
見えねぇからこそ、丁寧に構えろよ…！
NG②：上から目線の態度・高圧的な言い回し
敬語を使っていても、語調やテンポで“上から感”が出ることがあります。
とくに語尾を強く言い切るクセがある人は要注意。
丁寧な姿勢と、柔らかい言い回しを心がけることが信頼のカギです。
敬語はお前を着飾る“服”みたいなもんさ。
着こなしが悪けりゃ、全部台無しだぜ…！
NG③：ながら電話（PC・スマホを触りながらなど）
相手の話に集中していないと、聞き逃しや返答ミスの原因になります。
「ながら」で対応するのは、無意識のうちに相手への“軽視”にもつながるリスクがあるため、電話中は一度すべての手を止めて向き合いましょう。
意識が散ってる声は、すぐバレる。
今この一通話に、全部を注げ…！
NG④：ガチャ切り（相手が話し終わる前に電話を切る）
最後の挨拶を言い終わる前に電話を切るのは、相手に不快感を与えかねません。
電話を切るのは、相手が切ってからが基本。
一呼吸おいて「失礼いたします」と伝えてから、静かに受話器を置くようにしましょう。
終わり方こそ、その人の品格。
ガチャ切りは、信頼を叩き割る音だ…！
ビジネス電話で「もしもし」は使っていい？
電話の最初に、つい口から出てしまう「もしもし」。
でもビジネスシーンでは、この一言が“印象を左右する”場合もあります。
「もしもし」はビジネスシーンではNG？
結論から言えば、ビジネス電話の冒頭で「もしもし」を使うのはNGとされています。
理由は、「もしもし」がカジュアルすぎて、フォーマルなやりとりにふさわしくないとされているから。
とくに取引先や初対面の相手など、“敬意”を求められる関係では避けるのが無難です。
親しみと礼儀は別物だ。
ビジネスは、言葉の格がモノを言う世界なんだよ…！
「もしもし」の代わりに使うべき言い回し
ビジネス電話の第一声には、次のようなフレーズが基本です。
- 「お世話になっております」
- 「○○会社の○○と申します」
- 「恐れ入りますが、○○様はいらっしゃいますでしょうか？」
いずれも相手への配慮が感じられる表現であり、電話のやり取り全体の印象をグッと良くしてくれます。
言葉は選べ。
最初の一言が、お前の“信頼残高”を決めるんだぜ…！
例外として“聞こえないとき”だけはOK
「もしもし」が唯一使われる場面は、通話がつながっているか確認する時や、相手の声が聞こえない時です。
この場合は「失礼ですが、声が届いておりますか？」のように、丁寧に確認する表現を使う方がベター。
非常時こそ、冷静に。
“もしもし”の代わりに、言葉を丁寧に探れ…！
まとめ：丁寧なビジネス電話対応は信頼を築く第一歩
ビジネスの現場では、あなたの電話対応がそのまま会社の“印象”になります。
基本マナーや敬語、取り次ぎ方、対応の流れをしっかり押さえておくだけで、自信と信頼を得ることが可能に。
大切なのは、完璧さよりも“相手への配慮”。
丁寧な電話対応は、日々の信頼を積み重ねる最もシンプルで確実な手段です。
今日から一つひとつ、落ち着いて実践していきましょう。
電話一本で、信頼は動く。
舐めるなよ、“声”の力ってやつを…！
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どれだけ頑張っていても、「もう無理かもしれない」と感じてしまうことは誰にでもあります。
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こうした状態が続くと、やる気を失うだけでなく、健康を損なうリスクもあります。
大切なのは「無理をしないで、自分の心を整える方法を持つこと」。
思考や感情を整理できれば、少しずつ気持ちに余裕が生まれ、行動する力も戻ってきます。
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